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Deutsche Post DHL ist ein internationaler Post- und Logistikkonzern, der in über 220 Ländern mit rund 470.000 Mitarbeitern aktiv ist und 2010 einen Umsatz von mehr als 51 Milliarden Euro erzielte. An seinem Hauptsitz in Bonn sorgt die Abteilung Corporate Treasury für das übergeordnete Finanz-, Liquiditäts- und Risikomanagement des Konzerns. Den größten Teil der internationalen Zahlungsprozesse wickelt Corporate Treasury dabei mit zehn Banken in 28 Ländern ab.
Zur Bearbeitung ihrer Zahlungsprozesse, d.h. zum Beispiel die Freigabe und Durchführung von Zahlungen oder die Sichtung von Kontoauszügen, nutzten die Corporate Treasury Mitarbeiter von Deutsche Post DHL bisher drei verschiedene Electronic Banking Frontends, so dass eine einheitliche, konsolidierte Sicht auf alle Zahlungsprozesse fehlte. „Das verzögerte und erschwerte alle nachfolgenden Prozesse“, erläutert David Reischl, Senior Treasury Manager Operations and Controlling bei Deutsche Post DHL: „Die eigene Liquidität im Konzern optimal zu steuern, gute Gelegenheiten für die Geldanlage zu nutzen, die Risiken genau zu ermitteln – das alles war wegen der vielen Systembrüche aufwändig, wartungsintensiv und wenig nutzerfreundlich.“ Die Corporate Treasury Abteilung von Deutsche Post DHL schaute sich daher nach einer neuen Lösung um und fand sie bei SWIFT.
SWIFT steht für Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication und wurde bereits 1973 von 239 Finanzinstituten aus 15 Ländern gegründet. Ziel war es, die Finanzkommunikation international zu standardisieren und ein sicheres Netzwerk für ihren Austausch zu etablieren, um durchgängige und effiziente Finanzprozesse zu schaffen und Risiken zu minimieren. Heute umspannt das SWIFT-Netz 210 Länder und verbindet über 10.000 Finanzdienstleister und Unternehmen.
Für Deutsche Post DHL ließ SWIFT keine Wünsche offen: „SWIFT für Firmenkunden erfüllt alle Anforderungen unserer Corporate Treasury und der angeschlossenen Shared Service Center in Sachen Sicherheit, Effizienz und Multibank-Fähigkeit“, so David Reischl. Ein spezialisierter Dienstleister sollte mit der Bereitstellung der SWIFT Services beauftragt werden. „Wir haben unseren Auftrag zunächst über die SWIFT-Organisation ausgeschrieben und uns dann im Herbst 2010 sehr schnell für die Zusammenarbeit mit der Broadridge (Deutschland) GmbH in Frankfurt entschieden“, erläutert Reischl die Auswahl. „Broadridge hat beste Referenzen, ist kostengünstig und flexibel. Das Unternehmen bietet hohe Sicherheit und einen professionellen Helpdesk.“
Um künftig sämtliche Zahlungen und Kontoauszüge für seine Corporate Treasury Abteilung und die angeschlossenen Shared Service Center via SWIFT zu übermitteln, wurden zunächst die Backoffice-Systeme an die entsprechende SWIFT-Schnittstelle bei Broadridge angeschlossen. Im ersten Quartal 2011 stellte Deutsche Post DHL dann die Finanzkommunikation mit zwei seiner Hauptbanken auf SWIFT um. Bis Ende des Jahres 2011 folgten weitere sieben Banken, und heute wickelt die Corporate Treasury Abteilung des Konzerns mit allen zehn Hauptbanken ihre Finanzkommunikation für 28 Länder über SWIFT ab. „Die technische Umstellung und die SWIFT-Anbindung der Finanzinstitute geht dabei noch am schnellsten, sie kann innerhalb von zehn Wochen erledigt sein“, erinnert sich Senior Treasury Manager David Reischl. „Die Verhandlungen über die SCORE-Standardverträge haben häufig die meiste Zeit in Anspruch genommen. SWIFT arbeitet aber gerade an einem neuen – wesentlich kürzeren – SCORE Standardvertrag, so dass sich Implementierungszeiten künftig wohl noch weiter verkürzen lassen.“
Deutsche Post DHL setzt für sein Inhouse-Bank-Konzept und sein konzerninternes Zahlungsmanagement auf SAP. Das operative System für Corporate Treasury kommt von Wallstreet Systems. In diesen beiden Systemen werden die Daten für die Finanztransaktionen erzeugt und an den SWIFT Transaction Manager (STM) von Broadridge weitergeleitet. Der STM übersetzt diese Informationen in die entsprechenden Standardformate für SWIFT-Nachrichten und leitet sie über das SWIFT Gateway in das SWIFT-Netzwerk weiter. Ebenso werden umgekehrt Finanznachrichten, die im SWIFT-Standardformat eingehen, vom STM bei Broadridge umgewandelt und an die internen Systeme von Deutsche Post DHL eingespielt. So werden zum Beispiel einfach, sicher und nahtlos Kontoauszüge mit FileAct im Format MT940 (sowie lokale Formate) und High-Value-Payments mit FIN im Format MT101 ausgetauscht. „Die Umstellung auf SWIFT gibt uns bei unseren Zahlungsfreigaben jetzt mehr Freiheit und Sicherheit. Wir können Zahlungsfreigaben jetzt individuell steuern und viel effizienter und nutzerfreundlicher damit arbeiten“, erläutert Reischl die Vorteile der neuen Lösung. „Um folgeträchtige Fehler zu vermeiden, hatten wir vorher fast immer das Sechs-Augen-Prinzip zur Zahlungsfreigabe angewendet, was natürlich recht aufwändig war.“ Jetzt werden beispielsweise interne Liquiditätsüberträge und externe Zahlungen schon durch das SWIFT-Format unterschieden und können differenzierter den jeweiligen Prüfprinzipien zugeordnet werden: einfach, sicher, nutzerfreundlich.
„Durch SWIFT für Firmenkunden und die Zusammenarbeit mit Broadridge konnten wir unsere Zahlungsprozesse zentralisieren und endlich durchgängig gestalten“, so das Fazit des Senior Treasury Managers David Reischl. „So arbeiten wir nicht nur effizienter, sondern erfüllen sogar noch höhere Sicherheitsstandards als vorher. Und darüber hinaus sparen wir deutlich bei unseren IT-Fixkosten und den Transaktionskosten.“ Die Umstellung auf SWIFT hat sich also für die Corporate Treasury Abteilung von Deutsche Post DHL in vielerlei Hinsicht gelohnt und die Zusammenarbeit mit dem internationalen SWIFT Service Bureau Broadridge ebenfalls. „Broadridge hat sich als äußerst professioneller, flexibler und zuverlässiger Dienstleister für die SWIFT Services erwiesen. Wir würden es wieder so machen und bauen den SWIFT-Einsatz im Konzern auch künftig weiter aus.“ So ist zum Beispiel geplant, dass die regionalen Shared Service Center, die mit mehreren Bankenpartnern zusammenarbeiten, ihre Massenzahlungen über SWIFT via FileAct an ihre lokalen Finanzdienstleister übermitteln.
“Durch SWIFT für Firmenkunden und die Zusammenarbeit mit Broadridge konnten wir unsere Zahlungsprozesse zentralisieren und endlich durchgängig gestalten“, so das Fazit des Senior Treasury Managers David Reischl. „So arbeiten wir nicht nur effizienter, sondern erfüllen sogar noch höhere Sicherheitsstandards als vorher. Und darüber hinaus sparen wir deutlich bei unseren IT-Fixkosten und den Transaktionskosten.”
